澳门威尼娱乐网址

在校员工 | 教职员工 | 毕业校友 | 考生及访客 | 内网 | 智慧校园入口 | 新校园建设
中文(澳门威尼娱乐网址) | English | 日本語 | ??? | русский
通知公告

关于收集移交2020年度档案的通知

点击数:2021-03-16 09:38:57    编辑: 图书馆    

学校各学院(部),各职能部门:
  根据档案馆工作安排,2020年度档案移交工作现已开始,请各归档单位将2020年产生的具有保存价值的文件材料整理归档,移交档案馆,2020年之前形成的未归档案也请尽快整理,补充归档。现将归档及移交过程中有关事项通知如下:
  一、归档范围
  1.2020年1月1日至12月31日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、设备管理、出版、人事等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各单位文件材料归档范围请参照附件1《澳门威尼娱乐网址文件材料归档范围和保管期限表》。
  2.归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘等)。各部门参照本部门的《归档范围和保管期限表》,将纸质文件材料和电子版同步归档。
  3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等(市级以上)以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
  二、归档要求
  1、各部门应对归档工作给予高度重视,认真做好本部门各类档案资料的收集、整理和归档工作。保证各类归档文件材料收集完整、齐全,统一用正规纸张,书写用蓝黑墨水或黑色碳素笔,注明材料生成时间,印章、签字齐全清晰,含有附件的文件必须保证附件齐全。特别要注重各类重大活动及会议的图片、影像资料的收集和归档。
  2、凡各部门产生的文件材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供相关材料。
  3、归档的纸质文件材料必须是原件,复印件原则上不归档。请示类文件如已答复,须提供相关批复材料,上级来文需要办理并上报相关材料的,要求将上报的相关材料附后。各单位报表、名册、图册、汇编等已装订的材料,以册(本)为单位移交。
  4、归档材料须著录档案管理系统,同时上传相应的电子版(包括文件和附件),要求录入信息准确、内容全面。电子文档统一上传PDF格式,电子照片归档格式应为JPEG或TIFF格式,推荐采用JPEG格式,JPEG格式照片不低于1M,TIFF格式照片不低于10M。所有电子档案(包括电子文件、照片、视频)刻录成DVD光盘。
  5、声像档案:照片和视频材料以光盘形式归档,每项活动一个文件夹,命名:时间+活动名称。录音、录像带、录影光盘、数码照片等应贴上标签, 并附有文字说明,内容包括事由(事件)、时间、地点、人物、拍摄者等信息。
  6、各部门及个人原则上不保留任何档案,如工作需要备查的可保留复印件。
  三、档案移交
  1、归档验收:归档部门须先著录档案管理系统,经档案馆工作人员核查无误后方可移交档案。移交档案时,交接双方当面检查,按归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。
  2、移交手续:归档单位移交档案材料时必须出具一式两份“档案移交目录”(见附件2),由部门负责人审核签字并加盖所在部门印章,双方清点无误签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时,其对应档案材料电子版、移交目录电子版须刻录成光盘一并移交。若确无档案材料移交的部门,须填写无档案移交的情况说明,由部门负责人签字并加盖部门印章。
  3、移交时间:为了保证学校档案工作按进度进行,各部门务必于2021年5月30日前移交2020年度归档材料。
  4、移交地点:学校档案馆(图书馆一楼西侧),联系人:王肖影、潘吉凤,联系电话:630032,63156,锦医大档案工作QQ群:83116152。
  四、有关说明
  1.各单位兼职档案员如果在档案整理中遇到问题,可以通过电话与档案馆联系。为避免聚集,请在档案移交前与档案馆电话沟通预约。
  2.各单位归档时间截止2021年5月30日。如确有特殊原因不能按时归档,请及时与档案馆联系申请延期。
  3.为了做好学校档案工作,如有机构变动或主管领导及兼职档案员调整,或新成立机构设兼职档案员的请及时告知档案馆。
  档案是学校发展的重要历史见证,请各单位领导及兼职档案员高度重视,着眼未来,认真负责,及时、完整地将档案材料移交档案馆。档案工作已列入年终绩效考核指标体系,档案收集、归档移交工作作为重要的考评依据,请各单位、各部门正确对待、积极配合完成此项工作。
  特此通知



XML 地图 | Sitemap 地图
Baidu
sogou